La importancia de las reuniones en las empresas de software o relacionadas al ámbito tecnológico como hábito de trabajo efectivo, es indiscutible; ya que gran parte de ellas han pasado a ser remotas como parte de su modalidad de trabajo.
Por ello, toda reunión que se programe debe brindar la oportunidad para que el equipo se reúna y se concentre en el trabajo, evalúe el progreso hacia los objetivos y analice los riesgos y los obstáculos, en caso hubieran. Esta práctica adquiere mayor importancia cuando las personas están distribuidas en diferentes zonas o ámbitos geográficos, ya que es fundamental la necesidad de que todo el equipo sepa quién está haciendo qué trabajo.
Ante esto, el equipo debe esforzarse por realizar reuniones que incluyan a todos los miembros, dependiendo el caso y en la medida posible, ajustando horas de acuerdo a la disponibilidad de todos los integrantes. Dado que todo el equipo no está en un solo lugar, la comunicación puede resultar un poco compleja, por lo que se debe proporcionar el tiempo adecuado para la reunión.
Es importante también considerar, la realización de una demostración previa del funcionamiento del software a las partes interesadas. Una práctica que ayuda a los equipos a reducir las sorpresas desagradables y generar confianza, es que los encargados muestren su trabajo en progreso sin esperar el final de la iteración. Incluso mostrar el código y las interfaces mediante el uso de simulacros, si es necesario, agrega mucho valor a todo el equipo. Estas reuniones de exhibición pueden ser breves y nítidas y, una vez que los equipos adquieran la costumbre de efectuarlas de manera regular, el tiempo necesario para realizarlas será mínimo y sin interrupciones.
Para que estas reuniones sean aún más efectivas, se puede tomar en cuenta lo siguiente:
- Invitar a los asistentes con una agenda y los objetivos propios de la reunión.
- Llevar un acta de la reunión.
- Llegar a acuerdos con tareas, fechas y responsables.
- No dejar que la reunión exceda las 2 horas aproximadas de duración.
¿Qué es una reunión rápida en scrum?
Las reuniones para una empresa de tecnología son una de las partes fundamentales del desarrollo ágil.
Una reunión rápida es una reunión diaria en la que se involucra al equipo básico: dueños del producto, desarrolladores y el experto en scrum. El refuerzo diario que aporta compartir los planes y éxitos individuales, mantiene a todos entusiasmados con la contribución general del equipo a la empresa.
Es imprescindible acudir a la reunión rápida sabiendo lo que se va a decir, de esta manera todo el equipo está involucrado. También debe elegirse un horario que sea óptimo para todos y de corta duración para que resulte aún más eficaz.
Las reuniones rápidas forman parte de muchas culturas ágiles, pero eso no quiere decir que el equipo no pueda debatir la eficacia de éstas en las retrospectivas.
Consejos para las reuniones rápidas remotas:
- Haz que los miembros del equipo se vean.
- Consulta tu tablero de scrum.
- Sean receptivos a las reuniones rápidas asíncronas.
Las reuniones rápidas son solo una parte de un programa de metodología ágil sano. Al igual que otros protocolos de scrum como la planificación y revisión de sprints y las retrospectivas, las reuniones rápidas requieren tiempo e iteraciones para salir bien. No dudes si consideras necesario hacer mejoras para adaptarlas a tu equipo y tu proyecto. Y recuerda siempre pasarlo bien y aprovechar el tiempo de la mejor manera.
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Last modified: Marzo 29, 2023